Ben je benieuwd wat de belangrijkste verschillen zijn waarmee je rekening moet houden? Ik som ze hieronder voor je, zodat je beslagen ten ijs komt.

1. Manier van presenteren
Binnen online events zijn veel méér vormen mogelijk dan het geven van PowerPointpresentaties waar veel bedrijven meteen naar grijpen. Je event kan de vorm krijgen van een rondetafelsessie of bijvoorbeeld een talkshow met meerdere experts. Maar ook een afwisseling van settings is mogelijk: korte 1-op-1 gesprekken met experts (eventueel vanuit een ander werelddeel), discussies tussen experts, korte pitches, gebruikmaken van vooraf opgenomen video’s enzovoort. Mijn tip: ga niet klakkeloos voor de vormen die je bij een fysiek event zou kiezen. Bedenk wat het beste past bij de inhoud, je doelstellingen en het feit dat het event online wordt georganiseerd. En vergeet natuurlijk de interactie met de kijker niet. Die is waardevol en heeft impact op het format dat je kiest. Dus maak je format op maat.

2. Let op de spanningsboog
We weten allemaal dat online alles veel sneller gaat. Websites moeten in een handomdraai laden, want anders haken we af. Video’s die niet meteen de interesse wekken klikken we weg. Het klinkt misschien als een open deur, maar als je een virtueel event organiseert moet je extra goed nadenken over de inhoud, het tempo en de afwisseling. Is het echt nodig om alles te vertellen of kun je gedetailleerde informatie op een andere manier beschikbaar maken? Bijvoorbeeld met een aparte parallelsessie waar de online kijker naartoe kan gaan voor meer informatie. Bij online events is de spanningsboog van je bezoekers korter en de afleiding groter. Voorkom dat je doelgroep vroegtijdig afhaakt.

3. Het moet korter
Als je een uitnodiging verstuurt voor een fysiek event dan kijken mensen niet raar op als het de hele dag duurt, zeker als er genoeg netwerkmogelijkheden zijn en ze bijvoorbeeld stands van diverse partijen kunnen bezoeken. Wanneer je zo’n uitnodiging verstuurt voor een digitaal event, dan zullen mensen hier toch anders op reageren. Een hele dag naar je beeldscherm staren voor een event? Er zijn er maar weinig die hiertoe bereid zijn. Je kunt er in dat geval beter voor kiezen om het event op te delen in meerdere momenten, bijvoorbeeld één keer per week of één keer per maand. Dit geeft je ook kans om echt goed aandacht te besteden aan een bepaald onderwerp en de juiste doelgroep daarvoor uit te nodigen.

4. Geef wanbetalers geen kans
Als je een betaald virtueel event organiseert dan kan het soms lastig zijn om zicht te hebben op de mensen die deelnemen. Hoe weet je zeker dat je bezoeker niet de aanmeldlink met iemand anders deelt die niet heeft betaald? Bij een fysiek event valt het op als een bezoeker een extra gast meeneemt – daar kun je dan meteen op inspelen door een extra ticket te verkopen – maar online is dat lastiger. Kies dus een platform waarbij een betalende deelnemer ook maar één keer in kan loggen. Dit voorkomt dat er tijdens het event meerdere gebruikers kunnen meekijken die daar niet voor hebben betaald.

5. Bereid je voor op vragen
Events zijn het ideale moment voor bezoekers om vragen te stellen. De kans is groot dat de bezoekers van je digitale event meer vragen zullen stellen dan tijdens een real life event. Waarom? Het is een stuk minder spannend om een vraag te stellen via je laptop of telefoon in plaats van in een volle zaal. Daarnaast zijn er tijdens fysieke events vaak maar een paar geluksvogels die hun vragen mogen stellen, terwijl digitaal iedereen antwoord krijgt.

Ook hier kun je je van tevoren op voorbereiden. Zorg dat er genoeg mensen klaar zitten om vragen te beantwoorden. Dit kun je plannen op basis van het aantal geregistreerde deelnemers. Hoeveel vragen verwacht je per deelnemer en hoeveel vragen kunnen jouw medewerkers beantwoorden per uur? Dan weet je hoeveel chatters er achter hun laptop moeten zitten. En zijn de vragen gericht aan een van je sprekers? Neem het beantwoorden van deze vragen dan op in het programma. Desnoods in een aparte Q&A nadat de spreker uit beeld is. Mijn advies is sowieso om na het event de chat wat langer open te laten zodat je publiek alsnog vragen kan stellen.

6. Voorkom no-show
Ondanks dat no show bij zowel virtuele als fysieke events een probleem kan zijn, komt het vaker voor bij online events omdat de drempel minder groot is. Bij fysieke events ligt de focus meer op het sociale aspect omdat bezoekers bijvoorbeeld meestal samen met een collega komen. Maar hoe kun je zoveel mogelijk voorkomen dat deelnemers niet komen opdagen tijdens je online event? Zorg voor een goede promotie van je event. Deel teasers: waar ga je het over hebben en waarom moet jouw doelgroep tijd vrijmaken om erbij te zijn? Als ze écht enthousiast zijn over je programma, dan nemen ze deel. Sterker nog: mogelijk enthousiasmeren ze hun eigen netwerk ook om deel te nemen.