Hoe vaak ontstaan er in het dagelijks leven geen misverstanden of irritatie over wat men wel of niet bedoelt. Door veel meer te zeggen of te schrijven over zaken dan nodig is krijg je een onduidelijkheid. Voor velen is het dan herkenbaar dat het beoogde doel niet wordt bereikt en het bericht contraproductief wordt.

Gebruik woorden met een gevoelswaarde

Door strategisch gebruik te maken van de emotionele lading van woorden, kunnen we onopgemerkt het gevoel van de lezer bij de tekst beïnvloeden. Door creatief gebruik, van zeer overdreven tot subtiel, kun je het effect bereiken. We verbinden woorden aan de ervaringen die we hebben meegemaakt, de woorden krijgen dan een specifieke betekenis. We koppelen dus woorden aan een vooronderstelling. De woorden krijgen hierdoor een lading, positief of negatief, in relatie tot de gehele context. Dit is een onbewust proces.

Wat is je identiteit en wie is je doelgroep?

Het is belangrijk dat iedereen begrijpt wat je als bedrijf of persoon wilt uitstralen. Hoe wil je worden gezien en wat heb je te bieden? Werk je identiteit zo uit dat iedereen begrijpt hoe er wordt gewerkt en gecommuniceerd binnen en buiten je organisatie. De diverse doelgroepen (ontvangers) bepalen de toon van de communicatie. Zo zijn er klanten, partners en (toekomstige) medewerkers. Het is belangrijk dat doelgroepen duidelijk zijn gekenmerkt. Beschrijf en bespreek de kwaliteiten van alle doelgroepen zodat er eenduidigheid gaat ontstaan in benadering.

Afspraken en regels over presentatie

Controleer je teksten voordat je ze uitstuurt, slordigheden in teksten doen sterk afbreuk aan wat je uiteindelijk wilt bereiken. Gebruik de juiste definities, vaktaal en afkortingen (met uitleg). Het woord accountmanager, account manager of Account Manager wordt vaak al verschillend gebruikt terwijl iedereen toch weet wat er mee wordt bedoelt. Toch geen slecht idee om een lijst te maken met goedgekeurde woorden!

Hou teksten kort en helder

Het gebruik van werkwoorden en bijvoeglijke naamwoorden wordt helaas al te vaak misbruikt en daardoor wordt de helderheid van de boodschap niet bevorderd. Laat twijfel in de tekst dus achterwege
‘Worden en Kunnen’ zijn eigenlijk vaak overbodig in commerciële teksten. Net als de twijfelwoorden als ‘mogelijk’ en ‘eventueel’. Gebruik deze woorden liever niet, er is geen enkel verlies van inhoud of vriendelijkheid. Dus in plaats van: ‘Wij kunnen uw opdracht mogelijk binnen twee weken gereed hebben. Eventueel kunt u contact opnemen bij onduidelijkheid.’ wordt de tekst ‘Wij leveren de producten zo snel mogelijk uit. U ontvangt van ons een bericht bij levering.’